ในภาวะที่ต้องรักษาระยะห่างทางสังคม เทคโนโลยีช่วยนำการปฏิสัมพันธ์กันของคนกลับสู่ธุรกิจอีกครั้ง
บทความโดยนายทวิพงศ์ อโนทัยสินทวี ผู้จัดการประจำประเทศไทย นูทานิคซ์
ปี 2563 ผ่านมาแล้วก็ผ่านไป แต่การห้ามการเดินทางยังคงอยู่ ทำให้การประชุมธุรกิจแบบออนไลน์ก็จะยังคงมีอยู่ต่อไปเช่นกัน ข้อมูลล่าสุดจากผลสำรวจดัชนีการใช้คลาวด์ระดับองค์กรของนูทานิคซ์ (Nutanix Enterprise Cloud Index: ECI) พบว่า 68% ขององค์กรธุรกิจในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกและญี่ปุ่นตั้งใจจะดำเนินธุรกิจโดยใช้การประชุมผ่านวิดีโอมากขึ้น และจำกัดการเดินทางให้เหลือเท่าที่จำเป็น
โลกใหม่ของการทำธุรกิจลักษณะนี้ได้เปลี่ยนความเชื่อในการทำธุรกิจต่าง ๆ ที่ฝังแน่นมานาน ผู้นำธุรกิจคุ้นเคยกับประสิทธิภาพของการประชุมแบบพบหน้ากันและกันมาหลายทศวรรษ เป็นนัยว่าการพบกันเป็นทางเดียวที่จะสร้างความสัมพันธ์บนพื้นฐานของความเชื่อใจกันได้ เอเชียเป็นภูมิภาคที่เชื่อในแนวทางนี้มากที่สุด ซึ่งรวมถึงความเชื่อที่ว่าการเดินทางทางธุรกิจเป็นวิถีชีวิตปกติ การพบปะพูดคุยกันเป็นเรื่องสำคัญที่จะดึงให้ลูกค้าเข้ามามีส่วนร่วม และเป็นการแสดงถึงการให้เกียรติต่อพันธมิตร รวมถึงการได้พบกันช่วยให้สามารถหาวิธีจัดการกับความแตกต่างเล็ก ๆ น้อย ๆ ทางวัฒนธรรมและการทำธุรกิจได้
วัฒนธรรมในการดำเนินธุรกิจขององค์กรไทยก็เช่นกัน ความอ่อนน้อมถ่อมตน และการคิดว่าการได้พบหน้ากันจะทำให้การเจรจาต่าง ๆ ราบรื่น และในระหว่างพบปะกันก็สามารถสังเกตปฏิกิริยาตอบกลับต่าง ๆ ได้ทันที แต่โควิด-19 ได้เข้ามาเร่งการเปลี่ยนแปลงความเชื่อที่เคยมีมา ธุรกิจหันมาใช้เครื่องมือการประชุมออนไลน์มากขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และต่างแสวงหาโซลูชั่นที่ตอบโจทย์องค์กรของตนมากที่สุด ตัวอย่างของภาครัฐ เช่น สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) (สพร.) ได้ให้บริการระบบประชุมทางไกลออนไลน์แบบ web conference ผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงที่มีชื่อว่า GIN Conference (Government Information Network: GIN) ให้กับหน่วยงานภาครัฐ และได้มีการปรับปรุงระบบเพื่อให้รองรับกับการใช้งานในภาวะเร่งด่วนและรองรับการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ อย่างต่อเนื่อง และจากภาวะวิกฤต
ทำให้ขยายการใช้งานได้กว้างขวางมากขึ้น
ปรับตัวสู่โลกใหม่
หากไม่มีการระบาดของโควิด-19 เราจะยังไม่รู้และไม่เข้าใจถึงพลังของเทคโนโลยีอย่างแท้จริง หากไม่มีเทคโนโลยี โควิด-19 จะต้อนเราเข้ามุมที่โดดเดี่ยวในช่วงเวลาที่ไม่สามารถเดินทางไปมาหาสู่กันได้ แต่เทคโนโลยีช่วยให้เรายังคงติดต่อถึงกัน รักษาและสร้างความสัมพันธ์ใหม่ไว้ได้
บริษัทต่าง ๆ ที่นำเทคโนโลยีมาใช้เป็นเครื่องมืออย่างจริงจังเพื่อให้ธุรกิจ “ดำเนินต่อไป” เป็นบริษัทที่มีวิธีคิดที่เต็มไปด้วยการสร้างสรรค์สิ่งใหม่อย่างแท้จริง บริษัทหลักทรัพย์ เคทีบีเอสที จำกัด (มหาชน) หรือ KTBST SEC เป็นบริษัทไทยที่ให้ความสำคัญกับการนำเทคโนโลยีมาปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานทั้งหมด มีการวางแผนที่รัดกุมทั้งด้านบุคลากรและเทคโนโลยีที่จะเลือกใช้ บริษัทใช้เวลาในการให้ความรู้ความเข้าใจและปรับวิธีคิดของพนักงาน และศึกษาโซลูชั่นอย่างจริงจังก่อนลงมือปรับเปลี่ยน โดยเริ่มต้นจากโครงสร้างพื้นฐานทั้งหมดปรับเป็นแบบไฮเปอร์คอนเวิร์จ ซึ่งการดำเนินการตามแผนเป็นไปอย่างราบรื่นและต่อเนื่อง ได้ผลลัพธ์เร็วกว่าที่ตั้งเป้าหมายไว้ สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าด้วยบริการที่สะดวกรวดเร็วไม่สะดุดแม้ในเวลาอัปเกรดระบบหรือต้องขยายระบบเพื่อรองรับธุรกรรมเร่งด่วนต่าง ๆ
ยอมรับการเปลี่ยนแปลง
บางประเทศได้ใช้ประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ นี้อย่างเต็มที่ ข้อมูลจากผลสำรวจ ECI ของนูทานิคซ์ ทำให้เราได้เห็นว่าบริษัทหลายแห่งให้ความสำคัญกับการจัดสรรสิ่งต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการทำงานจากบ้านอย่างมีนัยสำคัญ เห็นได้จาก 46 เปอร์เซ็นต์ขององค์กรทั่วโลก และ 62 เปอร์เซ็นต์ขององค์กรในไทยที่ตอบแบบสำรวจระบุว่า พวกเขาได้ปรับเปลี่ยนโครงสร้างพื้นฐานไอทีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและรองรับการทำงานจากระยะไกล การเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วเกิดขึ้นได้ด้วยการใช้เทคโนโลยีต่าง ๆ เช่น ไฮบริดคลาวด์ ซึ่งช่วยให้องค์กรต่าง ๆ สามารถทำให้พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลสามารถเข้าถึงเวอร์ชวลแอปพลิเคชั่น เวอร์ชวลเดสก์ท็อป และข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย
ปัจจุบัน ผู้นำธุรกิจจำเป็นต้องใช้การเปลี่ยนผ่านทางเทคโนโลยีที่เหมือนหรือคล้ายคลึงกันนี้กับสัมพันธภาพทางธุรกิจต่าง ๆ ภายนอกองค์กรด้วย
เรื่องนี้ได้เกิดขึ้นแล้ว เมื่อไม่กี่เดือนที่ผ่านมา เมื่อผู้บริหารของบริษัทที่แทบจะหาเวลาเข้าร่วมประชุมแบบพบหน้ากันไม่ได้เลย จู่ ๆ ก็พร้อมที่จะเข้าร่วมประชุมแบบออนไลน์ในวาระการประชุมที่ในอดีตผู้บริหารเหล่านี้เคยบอกว่าต้องประชุมแบบพบหน้ากันเท่านั้น และเมื่อพวกเขารู้แน่ในข้อเท็จจริงแล้วว่าไม่สามารถทำการประชุมแบบพบหน้ากันได้อีกต่อไป ผู้บริหารเหล่านี้จึงยอมรับและใช้ประโยชน์ต่าง ๆ ที่ได้จากการประชุมแบบเวอร์ชวล ไม่ว่าจะเป็นการช่วยให้มีเวลามากขึ้นเพื่อทำธุรกิจที่เป็นชิ้นเป็นอัน มากกว่านั่งจมอยู่บนท้องถนนกับการจราจรที่ติดขัด หรือรถไฟฟ้าที่แน่นขนัดในเวลาเช้าอันเร่งด่วนเพื่อเดินทางไปร่วมประชุม และเป็นโอกาสที่จะเปลี่ยนการประชุมที่เกี่ยวกับ ‘งานเอกสาร’ ต่าง ๆ ไปเป็นการใช้อีเมล์หรือการส่งข้อความแทน นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถทำธุรกิจกับคนทั่วโลกได้จากบ้านที่มีทั้งความปลอดภัยและสะดวกสบาย
ความขัดแย้งที่เห็นชัดเจน เมื่อการเว้นระยะห่างทำให้เกิดความผูกพันมากขึ้น
การทำธุรกิจแบบเวอร์ชวล ยังมีสิ่งดีงามที่ฉายออกมา นั่นคือ เทคโนโลยีช่วยให้เราทุกคนได้รับเชิญให้เข้ามาในบ้านของเพื่อนร่วมงานอย่างไม่ตั้งใจ และได้เห็นเด็ก ๆ สัตว์เลี้ยงของคนที่เป็นพันธมิตรทางธุรกิจกับเรา เดินเข้าออกผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ สิ่งเหล่านี้เป็นโอกาสในการสร้างความสัมพันธ์ได้อย่างจริงใจ และบนพื้นฐานของประสบการณ์ต่าง ๆ ที่จะได้แบ่งปันกันได้มากกว่าสิ่งที่เราแสดงออกต่อกันในการพบปะทางธุรกิจอย่างเป็นทางการในระยะเวลาสั้น ๆ
นอกจากนี้ การที่ทุกคนทำงานจากระยะไกล ทำให้เราต่างเผชิญกับการที่ต้องพยายามศึกษาและใช้งานการประชุมผ่านวิดีโอหรือการโทรศัพท์แบบกลุ่ม ในขณะที่ในอดีตห้องประชุมห้องหนึ่ง ๆ มักเต็มไปด้วยผู้เข้าประชุม และมีสปีกเกอร์โฟนตั้งอยู่กลางโต๊ะ อาจมีวิดีโอฉายอยู่บนหน้าจอขนาดใหญ่ แล้วเชื่อมต่อการประชุมในห้องนี้ไปยังพนักงานหนึ่งหรือสองคนที่ทำงานจากระยะไกล ปัจจุบัน ความท้าทายของพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลคือความท้าทายของทุกคน นั่นคือ การสร้างพื้นฐานที่ใช้ร่วมกันที่เอื้อให้สร้างการปฏิสัมพันธ์ทางธุรกิจรูปแบบใหม่ได้ นอกจากนี้เมื่อทุกคนอยู่ไกลกันและมักสื่อสารกันแบบไม่ต้องโต้ตอบทันที จึงสามารถใช้เครื่องมือในการแปลภาษาต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งช่วยให้เกิดการมีส่วนร่วมในงานต่าง ๆ ไปได้ทั่วภูมิภาค
การระบาดของโควิด-19 เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ และเราทุกคนมีประสบการณ์แล้วว่าการระบาดครั้งนี้ได้เปลี่ยนรูปแบบของสังคมทุกอณูไปแล้ว แต่นี่ก็ไม่ใช่เหตุผลที่ทำให้ผู้บริหารต้องหยุดติดต่อกับพนักงาน ลูกค้า และพันธมิตร ในทางตรงกันข้าม การที่ผู้บริหารได้นั่งประจำที่อยู่แห่งเดียว และมีตารางงานที่คาดการณ์ได้มากกว่า ช่วยให้เขาเหล่านั้นสามารถจัดการงานได้อย่างลงตัว ไม่ว่าจะเป็นการโทรศัพท์หาผู้อื่นแบบตัวต่อตัวได้มากขึ้น ช่วยให้ได้พูดคุยกับทีมงานที่ทำงานภาคสนามมากขึ้น และช่วยให้มีการประชุมออนไลน์กับพันธมิตรจำนวนมากเกินกว่าที่จะทำได้หากต้องเดินทางไปประชุมแบบพบหน้ากัน ความสามารถในการมารวมตัวกันแม้จะมีระยะห่างและมีความท้าท้ายต่าง ๆ แสดงให้เห็นว่ามนุษย์มีขีดความสามารถในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ และพร้อมปรับตัว ซึ่งเป็นทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดอย่างหนึ่งของมนุษย์เรา การที่เราทุกคนยอมรับความยืดหยุ่นที่เพิ่งค้นพบนี้ และสร้างวิธีการที่ดีขึ้นในการทำธุรกิจในอนาคตอันใกล้เป็นเรื่องที่น่ายินดีเป็นอย่างยิ่ง
