On-demand office วิถีการทำงานแห่งอนาคต ที่เริ่มส่งสัญญาณมาจากอุตสาหกรรมบันเทิง
หลายปีที่ผ่านมาเราได้เห็นการเปลี่ยนแปลงขนานใหญ่ในแวดวงเกมและสื่อ เช่น การเปลี่ยนจากฮาร์ดแวร์และเกมคอนโซลที่มีขนาดใหญ่ ไปเป็นการใช้ซอฟต์แวร์และการส่งเนื้อหาผ่านคลาวด์ ปัจจุบันมีผู้คนมากกว่า 400 ล้านคนในเอเชียแปซิฟิกและญี่ปุ่นใช้บริการสตรีมวิดีโอและสตรีมมิ่งอื่น ๆ เช่น Netflix
ระบบดิจิทัลแบบ on-demand จะมอบประสบการณ์ที่ผู้คนสามารถเพลิดเพลินกับความบันเทิงที่ต้องการได้ทุกที่ทุกเวลา แทนที่จะต้องเดินทางไปยังสถานที่ต่าง ๆ เช่น โรงภาพยนตร์หรือศูนย์การค้าเพื่อความบันเทิงหรือเล่นเกมที่ต้องการ ซึ่งนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมสำคัญหลายประการ ความสามารถในการเสพเนื้อหาต่าง ๆ ที่พบได้เป็นเรื่องปกติ ทำให้ระบบการจัดจำหน่ายและการบริการแบบเก่าล้าสมัย เช่น การให้บริการภาพยนตร์ในห้องพักของโรงแรม ทั้งยังเปลี่ยนความคาดหวังต่าง ๆ ของเราด้วยการเปลี่ยนแปลงนี้ส่งผลกระทบต่อรูปแบบการจัดจำหน่ายหรือให้บริการจากต้นทางที่ทำกันมานาน และส่งผลให้อุตสาหกรรมทั้งหมดต้องปรับตัวหรือไม่ก็ต้องเผชิญกับผลกระทบอย่างรุนแรง
ในโลกของการทำธุรกิจ เราเห็นวิวัฒนาการทางความคิดที่คล้าย ๆ กัน เกี่ยวกับสถานที่และวิธีการทำงานที่เหมาะสม แม้ว่า remote work หรือการทำงานจากระยะไกล ซึ่งเดิมเรียกกันว่า telecommuting หรือการทำงานโดยใช้การสื่อสารโทรคมนาคมช่วยโดยไม่ต้องเดินทางเข้ามายังสำนักงาน จะได้รับการยอมรับว่าเป็นเทคโนโลยีที่ล้ำหน้ามานานแล้ว แต่ก็ไม่เคยนำมาใช้เป็นเทคโนโลยีหลัก จนกระทั่งเกิดการระบาดของโควิด-19 เรื่องนี้จึงอยู่ในความสนใจของผู้บริหาร พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ และบริษัทต่าง ๆ ที่มีแนวคิดก้าวหน้า อย่างไรก็ตาม หลังจากความเร่งรีบนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อให้สามารถทำงานจากที่บ้านได้ผ่านไป ก็ถึงเวลาที่อุตสาหกรรมทั้งหลาย ธุรกิจ และผู้นำทางเทคโนโลยีต้องคำนึงถึงผลกระทบระยะยาวต่อรูปแบบการทำงานในอนาคต
เราอาจเรียกการเปลี่ยนลักษณะการจัดการงานที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้นนี้ว่า ‘on-demand office’ ซึ่งเป็นรูปแบบที่เปลี่ยนลักษณะของการทำงานจากเดิมที่ต้องอยู่ ณ สถานที่ตั้งหนึ่ง ๆ ไปเป็นกิจกรรมที่สามารถทำเมื่อไรก็ได้ และเข้าถึงได้จากทุกที่ทุกเวลา ในขณะที่บริษัทต่าง ๆ ได้พยายามอย่างเต็มที่ในการปรับกระบวนการต่าง ๆ ของตน เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการผลิต ธุรกิจบันเทิงกำลังลุยให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่มีความหมายมากขึ้น และมอบกรอบการทำงานในการปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้นแก่อุตสาหกรรมอื่น ๆ
เพียงแค่มีหน้าจอและการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ก็สามารถสตรีมวิดีโอได้ทุกที่ทุกเวลา ปัจจุบันเราพบความยืดหยุ่นในทำนองเดียวกันนี้ในรูปแบบของเวอร์ชวล เช่น การจัดเตรียมการทำงานแบบเวอร์ชวล การทำงานร่วมกันและการปฏิบัติงานแบบเวอร์ชวลที่คล่องตัว ได้กลายเป็นมาตรฐานปกติไปแล้ว โดยมีต้นแบบจากรูปแบบต่าง ๆ ที่อุตสาหกรรมบันเทิงเป็นผู้ริเริ่ม ซึ่งเป็นสัญญาณที่บ่งบอกอย่างชัดเจนว่าอนาคตของการทำงานจะเป็นอย่างไร และเรายังสามารถคาดหวังได้เช่นเดียวกับความคาดหวังของธุรกิจในภาคบันเทิง ว่าผลของการเปลี่ยนแปลงนี้จะขยายไปไกลกว่าเรื่องของการพิจารณาเกี่ยวกับพื้นที่สำนักงานและชั่วโมงการทำงาน
ความต้องการความสะดวก ฉับไว และความยืดหยุ่น เป็นปัจจัยที่เปลี่ยนความคาดหวังของทุกคน เราเคยชินกับโลกที่ทุกสิ่งทุกอย่างเข้ามาหาเรามากกว่าต้องเป็นฝ่ายออกไปหาสิ่งเหล่านั้น อีกเพียงไม่นานความต้องการและความเคยชินเหล่านี้จะเข้ามาสู่โลกของการทำงานอย่างแน่นอน และพนักงานเริ่มคาดหวังการจัดรูปแบบการทำงานให้เป็นเวอร์ชวล สำหรับคนรุ่นที่เกิดมาในยุคดิจิทัล การที่ต้องออกไปชมภาพยนตร์ ณ โรงภาพยนตร์ให้ทันเวลาที่หนังเริ่มฉาย ดูเหมือนจะเป็นความคิดที่ล้าสมัยอย่างสิ้นเชิง และเมื่อคนรุ่นดิจิทัลเริ่มเข้ามาอยู่ในสถานที่ทำงาน ความคาดหวังของพวกเขาเกี่ยวกับระบบไอทีในองค์กร เป็นสิ่งที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางความคิดอย่างเห็นได้ชัด ซึ่งเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้
เทคโนโลยีจะเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานรูปแบบใหม่นี้ไม่ว่าจะเป็นอุตสาหกรรมใดก็ตาม บริษัทต่าง ๆ ที่สามารถนำคุณประโยชน์ของการทำงานจากที่ใดก็ได้และคลาวด์คอมพิวติ้งมาใช้ให้เกิดประโยชน์อย่างเต็มประสิทธิภาพ จะเก็บเกี่ยวผลลัพธ์ที่คุ้มค่าได้จากนวัตกรรมและการเติบโตที่รวดเร็วมากขึ้นเราสามารถจินตนาการได้เลยว่าคนที่มีความสามารถรุ่นต่อไปจะประเมินนายจ้างในอนาคตโดยพิจารณาจากความรอบรู้และเชี่ยวชาญด้านเทคนิค รวมถึงความสามารถในการปรับระบบการทำงานให้ทันกับความคาดหวังที่ทันสมัยของคนรุ่นใหม่ได้มากน้อยเพียงใด
ในปีที่ผ่านมา แม้แต่อุตสาหกรรมเก่าแก่ที่ดำเนินงานมาอย่างยาวนานที่สุด เช่น อุตสาหกรรมยานยนต์ และบริการด้านการเงิน ก็ได้ปรับปรุงรูปแบบการทำงานใหม่ เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถทำงานจากระยะไกลได้ ซึ่งเป็นรูปแบบการทำงานที่ไม่เคยมีมาก่อนในอุตสาหกรรมเหล่านี้
ความวิตกกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยและประสิทธิภาพของการใช้แอปพลิเคชันจากระยะไกล ทำให้เกิดข้อจำกัดกับบริษัทหลายแห่ง เช่น โตโยต้าไม่อนุญาตให้พนักงานทำงานจากภายนอกสำนักงาน เหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นเมื่อปีที่ผ่านมาบังคับให้เกิดการเปลี่ยนแปลงวิธีคิดอย่างน่าทึ่ง และเกิดการประเมินความยืดหยุ่นที่เทคโนโลยีมีให้ใหม่อีกครั้ง ในที่สุดโตโยต้าได้ตัดสินใจใช้ Nutanix cloud platform เป็นฐานในการสร้างสภาพแวดล้อมเวอร์ชวลเดสก์ท็อปเพื่อสนับสนุนการใช้งานแอปพลิเคชันและซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพสูง และก็ได้ตระหนักถึงแนวทางการทำงานแบบใหม่ แนวทางการทำงานแบบเวอร์ชวลเป็นหลักนี้ได้ช่วยให้การบริหารจัดการไอทีทำได้ง่าย และสนับสนุนให้พนักงานทำงานจากที่ไหนก็ได้โดยไม่ต้องกังวลเรื่องความปลอดภัย นอกจากนี้ยังเป็นการเลิกใช้กระดาษเขียนแบบ และสามารถดูโมเดลการออกแบบสามมิติได้พร้อมกัน ทำให้การปรึกษาหารือต่าง ๆ เป็นไปอย่างได้ผลและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
สำหรับธุรกิจบริการด้านการเงิน Suncorp New Zealand หนึ่งในกลุ่มบริการด้านการเงินที่ใหญ่ที่สุดของประเทศ ทุ่มเทความพยายามเป็นสองเท่าในการพัฒนาบุคลากรให้มีการใช้เทคโนโลยี และประสบความสำเร็จในการปรับตัวสู่การทำงานจากระยะไกลเต็มรูปแบบระหว่างการล็อกดาวน์ในปี 2563 การทำงานของอุตสาหกรรมประกันภัยตั้งอยู่บนพื้นฐานของการปกป้องความเป็นส่วนตัวของข้อมูล และก็ยังไม่เคยมีพนักงานขายประกันทำงานจากบ้าน แต่โครงสร้างพื้นฐานเวอร์ชวลเดสก์ท็อป (Virtual Desktop Infrastructure: VDI) ช่วยทลายอุปสรรคนี้และทำให้เป็นไปได้ ด้วยการมีระบบรักษาความปลอดภัยติดตั้งมาในตัวเรียบร้อย จึงช่วยให้มีความยืดหยุ่นและไม่ต้องกังวลใจ นอกจากนี้ยังสนับสนุนกลยุทธ์ระยะยาวด้านการให้ลูกค้ามีส่วนร่วมผ่านระบบดิจิทัลเป็นหลักของบริษัทประกันอีกด้วย
พนักงานจะได้รับประโยชน์จาก VDI หรือโซลูชันอื่น ๆ เช่น Desktop as a Service (DaaS) อย่างแน่นอน ในส่วนของบริษัท โซลูชันต่าง ๆ ที่ทำให้สามารถทำงานจากระยะไกลได้จะเป็นหัวใจสำคัญที่จะกระตุ้นความสนใจและรักษาผู้มีความสามารถที่เหมาะสมที่สุดไว้ได้ คนรุ่นใหม่ที่มีความสามารถมีความต้องการรูปแบบการทำงานแบบดิจิทัลจากที่ใดก็ได้เพิ่มมากขึ้น ทั้งนี้ ผลการศึกษาโดย LinkedIn Talent Solutions พบว่า คนกลุ่มนี้ไม่สนใจทำงานกับบริษัทที่ไม่มีข้อเสนอในการทำงานจากระยะไกลหลังการระบาดของโควิด-19 จำนวนผู้ค้นหางานทั่วโลกใช้ตัวกรองว่า “remote” บน LinkedIn เพิ่มขึ้นประมาณ 60 เปอร์เซ็นต์ ตั้งแต่ต้นเดือนมีนาคม 2563 นอกจากนี้ในเอเชียแปซิฟิก แอปพลิเคชันสำหรับงานจากระยะไกลก็กำลังเติบโตเช่นกัน ทั้งนี้ บริษัทต่าง ๆ เองก็สามารถเข้าถึงกลุ่มผู้มีความสามารถได้ในวงกว้างมากขึ้นด้วยข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์ที่น้อยลง
รูปแบบการทำงานจากที่ใดก็ได้จะเป็นหัวใจของวิธีการทำงานของทีมและบริษัทในยุคสถานที่ทำงานแบบออนดีมานด์ (on-demand office) การทำงานจากระยะไกลยังคงอยู่ไปอีกนาน บริษัทต่าง ๆ ที่ไม่ได้นำโซลูชันใดโซลูชันหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็น VDI, DaaS หรือโซลูชันการทำงานจากระยะไกลอื่น ๆ ไปใช้อย่างจริงจัง จะมีความยืดหยุ่นในการทำงานน้อยกว่าคู่แข่งที่รุดหน้ากว่า และจะไม่สามารถว่าจ้างพนักงานที่มีความสามารถที่เหมาะสมได้ การเปลี่ยนไปใช้ ‘on-demand office’ จะเป็นกุญแจสำคัญ ในการบรรลุความได้เปรียบในการแข่งขัน ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นต่อความสำเร็จในอนาคตในทุกด้าน นับจากการสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถ ไปจนถึง การเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของบริษัท
